Gestire la presa visione, la firma e l'approvazione dei documenti in modo efficiente è una delle sfide quotidiane per Studi Professionali e Aziende.
Lo sportello Firma e Validazione nasce proprio con l'obiettivo di semplificare e digitalizzare questi processi, offredo un flusso rapido, sicuro e completamente tracciabile, integrato con gli strumenti gestionali Sistemi.
Tutto in un solo clic!
Lo sportello Firma e Validazione permette di gestire in un unico ambiente tutte le operazioni di:
- presa visione
- firma elettronica
- approvazione documenti
Il processo parte dai documenti archiviati in Gestione Documentale e può essere avviato direttamente da Profis, Job o Studio, senza passaggi aggiuntivi o strumenti esterni.
Il documento firmato è automaticamente archiviato e aggiornato anche nel fascicolo cliente, se presente.
Perchè utilizzarlo?
Lo Sportello Firma e Validazione consente di:
- risparmiare tempo grazie a flussi semplificati e configurabili
- evitare la stampa e lo scambio di email
- automatizzare le richieste e i solleciti
- tracciare ogni attività con un audit trail allegato a ciascun documento
- offrire al cliente un'esperienza smart e flessibile, con possibilità di firma anche da mobile
Le firme disponibili
Il sistema supporta diverse tipologie di firma, per adattarsi a ogni esigenza:
- Firma Elettronica Semplice (FES): anche rafforzabile con OTP, è adatta a tutti i documenti e liberamente vulnerabile in guidizio
- Firma Elettronica Avanzata (FEA): valida per le dichiarazioni fiscali e gli originali del contribuente, salvo i casi in cui è richiesta la firma scritta
- Firma Remota con OTP: utilizzabile solo con documenti PDF tramite certificato remoto Namirial. È una FEA, ma disponibile solo all’interno dello Sportello
- Firma Digitale Qualificata (FD): il cliente firma tramite smart card o token, valida anche per dichiarazioni fiscali
- Firma Digitale Automatica: ideale per processi automatici: garantisce l’integrità del file ma non comporta responsabilità sul contenuto
Semplice per il cliente, pratico per lo Studio
Uno dei vantaggi principali è che non serve alcun account web per il destinatario: è sufficiente un indirizzo email. Il cliente riceve la richiesta, accede e firma in pochi passaggi, anche da smartphone.
Le notifiche automatiche e i modelli personalizzabili consentono di gestire ogni invio in modo professionale, mantenendo un controllo costante sulle scadenze grazie ai solleciti automatici.
Come iniziare
L'attivazione dello Sportello Firma e Validazione richiede solo alcune configurazioni iniziali:
- personalizzazione dei modelli di presa visione, firma o approvazione (con possibilità di aggiungere logo e testo personalizzato)
- abilitazione delle tipologie documentali da inviare al cliente
- definizione dei soggetti firmatari e validatori, anche al di fuori degli organi sociali
Una volta impostate le regole, la gestione dei documenti diventa automatica e intuitiva, grazie al menù dedicato nello sportello che consente di avviare o consultare tutte le richieste attive
Hai bisogno di rendere più fluido e tracciabile il rapporto con i tuoi clienti?
Con lo Sportello Firma e Validazione, tutto diventa più semplice, più veloce e più sicuro.
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