Gestire la presa visione, la firma e l’approvazione dei documenti in modo efficiente è una delle sfide quotidiane per Studi Professionali e Aziende.

Lo sportello Firma e Validazione nasce proprio con l’obiettivo di semplificare e digitalizzare questi processi, offredo un flusso rapido, sicuro e completamente tracciabile, integrato con gli strumenti gestionali Sistemi.

Tutto in un solo clic!

Lo sportello Firma e Validazione permette di gestire in un unico ambiente tutte le operazioni di:

– presa visione

– firma elettronica

– approvazione documenti

Il processo parte dai documenti archiviati in Gestione Documentale e può essere avviato direttamente da Profis, Job o Studio, senza passaggi aggiuntivi o strumenti esterni.
Il documento firmato è automaticamente archiviato e aggiornato anche nel fascicolo cliente, se presente.

Perchè utilizzarlo?

Lo Sportello Firma e Validazione consente di:

– risparmiare tempo grazie a flussi semplificati e configurabili

– evitare la stampa e lo scambio di email

– automatizzare le richieste e i solleciti

– tracciare ogni attività con un audit trail allegato a ciascun documento

– offrire al cliente un’esperienza smart e flessibile, con possibilità di firma anche da mobile

Le firme disponibili

Il sistema supporta diverse tipologie di firma, per adattarsi a ogni esigenza:

– Firma Elettronica Semplice (FES): anche rafforzabile con OTP, è adatta a tutti i documenti e liberamente vulnerabile in guidizio

– Firma Elettronica Avanzata (FEA): valida per le dichiarazioni fiscali e gli originali del contribuente, salvo i casi in cui è richiesta la firma scritta

– Firma Remota con OTP: utilizzabile solo con documenti PDF tramite certificato remoto Namirial. È una FEA, ma disponibile solo all’interno dello Sportello

– Firma Digitale Qualificata (FD): il cliente firma tramite smart card o token, valida anche per dichiarazioni fiscali

– Firma Digitale Automatica: ideale per processi automatici: garantisce l’integrità del file ma non comporta responsabilità sul contenuto

Semplice per il cliente, pratico per lo Studio

Uno dei vantaggi principali è che non serve alcun account web per il destinatario: è sufficiente un indirizzo email. Il cliente riceve la richiesta, accede e firma in pochi passaggi, anche da smartphone.

Le notifiche automatiche e i modelli personalizzabili consentono di gestire ogni invio in modo professionale, mantenendo un controllo costante sulle scadenze grazie ai solleciti automatici.

Come iniziare

L’attivazione dello Sportello Firma e Validazione richiede solo alcune configurazioni iniziali:

– personalizzazione dei modelli di presa visione, firma o approvazione (con possibilità di aggiungere logo e testo personalizzato)

– abilitazione delle tipologie documentali da inviare al cliente

– definizione dei soggetti firmatari e validatori, anche al di fuori degli organi sociali

Una volta impostate le regole, la gestione dei documenti diventa automatica e intuitiva, grazie al menù dedicato nello sportello che consente di avviare o consultare tutte le richieste attive

Hai bisogno di rendere più fluido e tracciabile il rapporto con i tuoi clienti?
Con lo Sportello Firma e Validazione, tutto diventa più semplice, più veloce e più sicuro.

Contattaci per scoprire come attivarlo nel tuo Studio o nella tua Azienda!