Venerdì 22 settembre, in live sul profilo LinkedIn di Si-Net, si è parlato di Importazione prima nota banca. Per qualsiasi dubbio, chiarimento o per una semplice consulenza scrivimi: chiara@si-net.it
Se vuoi conoscere meglio gli aspetti tecnici dell’argomento puoi proseguire nell’articolo oppure riprendere la LIVE.
La funzione Importazione prima nota banca, non è nuova e quella che andremo a trattare è una revisione della precedente funzione Acquisizione bonifici entrate di banca. Questa funzione consentiva di acquisire tramite gli estratti conto bancari in formato Excel o CSV esclusivamente movimenti di entrata. Negli anni però sono comparse nuove necessità operative come, ad esempio, la contabilizzazione di spese bancarie, la contabilizzazione di uscite non derivate da fattore, la gestione di giroconti tra banche, diverse quindi esigenze di contabilizzazione che hanno spinto sistemi a implementare nuove funzioni.
Attraverso questa nuova funzione potete acquisire i dati che la banca mette a disposizione su file, in formato CSV o Excel, e di generare automaticamente le registrazioni di prima nota contabile. Questo comporta alcuni vantaggi:
- Notevole risparmio di tempo.
- Riduzione del margine di errore.
- NON è un modulo aggiuntivo.
I punti di forza di questa nuova funzione sono diversi:
- Acquisizione di tutti i movimenti presenti sull’estratto conto bancario, sia di entrata sia di uscita.
- Efficace modalità di associazione delle anagrafiche clienti e fornitore presenti a sistema.
- Possibilità di associazione dei conti per i movimenti senza ordinante/beneficiario (commissione, mutui, giroconti tra banche).
- Possibilità di indicare i dati relativi alla competenza contabile e alla contabilità analitica.
- Possibilità di ripartire un movimento su più conti di contropartita.
Il processo di acquisizione si articola in diverse fasi: Acquisizione, Gestione, Contabilizzazione.
Importazione da Excel
L’acquisizione viene effettuata attraverso un formato di importazione che stabilisce la struttura e il contenuto delle informazioni da acquisire. È quindi possibile acquisire qualsiasi tipologia di file movimenti esportati dal remote banking.
Il formato di importazione sarà così strutturato:
- Semplice definizione della struttura del file da importare.
- Definizione dell’ordine dei campi presenti sul file da acquisire.
- Definizione dei campi più rilevanti: data operazione e data valuta, importo, causale ABI, ordinante, descrizioni aggiuntive.
Andranno poi definiti i parametri per l’importazione: dati tecnici del file, banca di riferimento, causali ABI da acquisire, modalità associazione contropartita, modalità associazione partite.
Associazione anagrafiche
Ricerca tramite il campo ORDINANTE/BENEFICIARIO:
- La ricerca avviene oltre che sulla Ragione Sociale, anche sui campi Nome e Cognome.
- Dalla ricerca vengono esclusi i caratteri speciali: punto, trattino, e.
- È possibile associare le anagrafiche in modo univoco tramite l’utilizzo di un codice esterno specifico.
Come avviene l’associazione delle scadenze?
In fase di acquisizione si potrà decidere se l’associazione dovrà avvenire per partita o per singola scadenza e la modalità generalmente in ordine cronologico. Dopo l’acquisizione sarà disponibile una funzione che mi consente di interrogare come sono state eseguite le associazioni automatiche premendo il bottone “DOCUMENTI”. Si aprirà quindi una griglia nella quale sarà presente l’elenco delle scadenze associate e, per ognuna di esse, verranno mostrati l’elenco felle scadenze, il saldo della scadenza ante registrazione e l’importo associato.
Struttura della funzione
Gli stati assunti dai movimenti acquisiti sono identificati da indicatori semaforici:
- Grigio: movimento non associato.
- Rosso: movimento associato ad acconto.
- Giallo: movimento associato (a conto o a partita).
- Verde: movimento controllato.
I movimenti che non sono associati prevedono diverse modalità di gestione: possibilità di scomporre un importo su più conti, impostare movimenti da non contabilizzare.
Contabilizzazione
Nei parametri di contabilizzazione definisco:
- La modalità di creazione dell’articolo contabile (unico o più articoli), e la data.
- I riferimenti dei movimenti di contropartita: per ciascuna scadenza, per cliente\fornitore, i tipi di operazione partita per incassi, pagamenti e acconti, la modalità di derivazione della causale.
- La derivazione del movimento banca, se gestito.
Con questo si conclude il processo, dunque con pochi passaggi si potrà accedere alla contabilizzazione.
