• Blog, Sistemi Legnano, Studi

Sportello Conservazione Digitale 

Martedì 14 novembre sul profilo LinkedIn di Si-Net, ho spiegato e illustrato in una live Sportello CONSERVAZIONE DIGITALE.  Per qualsiasi dubbio, chiarimento o per una semplice consulenza puoi scrivermi.  Claudia: claudia@si-net.it  Se vuoi conoscere meglio gli aspetti tecnici del prodotto puoi proseguire nell’articolo oppure riprendere la LIVE.  Sportello Conservazione Digitale è la soluzione per la conservazione digitale dei documenti dello studio/consulente e dei propri clienti.   È un’applicazione web che consente allo Studio di conservare digitalmente i documenti. È possibile conservare tutti i documenti elaborati in PROFIS, STUDIO E JOB.   Sistemi in qualità di gestore tecnico del servizio di conservazione, si occupa inviare i documenti al soggetto conservatore Namirial.  

Cosa consente di fare? 

Il servizio di Conservazione Digitale consente di: 
  • Consultare i documenti da conservare e conservati.  
  • Monitorare gli stati di avanzamento degli stessi.  
  • Verificare la presenza di anomalie che impediscono la conservazione. 
  • Organizzare i documenti per tipologia o classe documentale, per periodo di conservazione, per stato, e altro ancora.  
Il vantaggio principale è che con una facile configurazione iniziale lo studio avvia una procedura di attivazione, valida per tutte le ditte a cui intende estendere il servizio, e definisce i documenti da inviare al sistema di conservazione.      

Qual è il flusso di lavoro? 

Gli step sono essenzialmente tre:  
  • Validazione dei documenti.  
  • Processo di firma.  
  • Invio a Sportello Conservazione Digitale. 

Validazione documenti 

Il flusso di invio è preceduto da una fase di validazione in cui il sistema verifica che tutti i documenti e gli allegati non presentino anomalie: estensione valida, presenza della firma, certificato di firma valido, presenza della marca temporale etc... 

Processo di firma 

Il processo di firma automatica dei documenti è completamente automatizzato e gestito da Sistemi, che in qualità di gestore tecnico del servizio di conservazione si occupa di inviare i documenti al soggetto conservatore Namirial, senza alcun intervento da parte del professionista/consulente.  

Invio allo sportello 

L’invio dei documenti al sistema di conservazione è automatizzato mediante un processo interamente gestito da Sistemi che si occupa di inviare all’applicazione web i documenti che risultano conservabili. Il pannello di controllo consente di visualizzare tutti i documenti che si è scelto di inviare in conservazione e verificare in qualsiasi momento lo stato di conservazione. Il pannello di controllo consente di visualizzare tutti i documenti che si è scelto di inviare in conservazione e verificare in qualisasi momento lo stato di conservazione.   È possibile inviare in conservazione anche documenti già conservati con altro soggetto conservatore. 

Configurazione sportello conservazione 

Dalla Configurazione Struttura di Sportello. Cloud occorre definire le tipologie documento che la struttura intende conservare per sé e/o per le proprie ditte clienti.   Dalla voce “Configurazione documenti” tramite il bottone “inserisci” richiamate l’elenco delle tipologie documento raggruppate per classi documentali.   L'elenco delle tipologie documento è proposto sulla base dei servizi di archiviazione documentale per i quali si è abilitati sull’installazione. Accedendo al dettaglio della tipologia documento che si vuole marcare è possibile abilitare l’opzione “Prevista marca temporale”. Sistemi consente poi di andare ad utilizzare la funzione Variazione multipla:  
  • Abilitare/disabilitare le tipologie di documento. 
  • Assegnare il periodo di conservazione. 
  • Definire i parametri di invio automatico.  
  • Prevedere i documenti su cui apporre la marca temporale.  
Nella configurazione documenti, per ogni singola tipologia documento, è possibile abilitare l’invio automatico e definire i parametri per effettuare l’invio automatico dei documenti al sistema di conservazione.   Ogni documento sottoposto ad un processo di conservazione digitale deve avere una firma digitale valida.   Se i documenti sono firmati all’emissione o in una fase successiva nessuna ulteriore firma è necessaria, se al contrario i documenti non sono stati firmati o la firma presenta anomalie è necessario porre una nuova firma sui documenti.  Sistemi assume il ruolo di gestore tecnico dei documenti, consentendo così di automatizzare il processo di firma. Senza l’intervento dell’operatore, l’applicazione esegue autonomamente tutti i controlli necessari.   In caso di necessità Sistemi avvia il processo di firma digitale. Garantisce la validazione dell’integrità del file durante la firma. Consente la conclusione completamente automatica del processo di conservazione.   Il cruscotto di controllo documenti consente di visualizzare tutti i documenti che, per effetto della configurazione, potranno essere inviati al sistema di conservazione. Quest'ultima funzione vi permette inoltre di:  
  • Controllare lo stato di conservazione di ciascun documento.  
  • Validare i documenti per identificare eventuali anomalie che bloccherebbero il ciclo di conservazione del documento. 
  • Visualizzare le eventuali anomalie presenti sul documento.  
  • Effettuare l’invio manuale al sistema di conservazione.  
  • Consultare il dettaglio del documento e dei suoi allegati.  
  • Abilitare/disabilitare l’invio al sistema di conservazione.  
Prima dell’invio dei documenti, una fase automatica di validazione verifica errori potenziali. I documenti non validi sono contrassegnati come “ IN ERRORE” con colore ROSSO.   L’invio dei documenti al sistema di conservazione può avvenire in due differenti modalità:  
  • Invio in Conservazione Manuale. 
  • Invio in Conservazione Automatico. 
Nell’applicazione Web Sportello la funzione documenti mostra i documenti nel sistema di conservazione.       Con un account di struttura, si vedono i documenti delle ditte attivate, mentre con un account di organizzazione/ditta, si visualizzano solo quelli della ditta.   I filtri organizzano i documenti per stati di conservazione:  
  • In attesa di invio Namirial. 
  • In attesa di conservazione. 
  • Conservati da Namirial.  
Attraverso il Cruscotto di Controllo documenti se la conservazione digitale è andata a buon fine le viste NON CONSERVATO e IN ATTESA DI INVIO non devono visualizzare i documenti. In caso contrario è opportuno controllare l’avvio delle operazioni centralizzate attraverso lo specifico TEST.  La vista IN ERORRE deve essere priva di documenti, se invece sono presenti documenti, la funzione Visualizza anomalie, è necessario controllare le anomalie segnalate e correggerle come suggerito dalle tabelle Sistemi.  I documenti da predisporre per gestire in modo completo il servizio di conservazione digitale sono:  
  • Mandato di affidamento della conservazione digitale. 
  • Prospetto delle tipologie da conservare. 
  • Manuale della conservazione. 
Attraverso il mandato di affidamento la ditta va a concedere al soggetto conservatore Namirial il servizio di conservazione digitale dei documenti fiscali. Il manuale della conservazione è un documento con il quale il soggetto conservatore descrive il processo di conservazione descrivendo quindi le fasi della conservazione nonché la struttura tecnologica utilizzata per eseguire la conservazione dei documenti.   I documenti sopra indicati sono a disposizione dal punto di menù sportello conservazione digitale> redazione documenti conservazione digitale.  Sistemi mette a disposizione modelli standard redatti secondo quanto richiesto dalla normativa Agid.   Nell'applicazione web la funzione Documenti vi permette di visualizzare tutti i documenti presenti nel sistema di conservazione.  È possibile visualizzare il rapporto di versamento che è il documento, generato dal soggetto conservatore Namirial, con il quale si attesta la presa in carico dei documenti.   È possibile configurare gli account collegati agli operatori di studio che riceveranno una notifica che avvisa della presenza di alcune anomalie che impediscono la conservazione dei documenti.   In particolare, viene notificata in presenza di:  
  • Documenti con anomalie. 
  • Pacchetti di versamento in errore a causa di P.IVA o CF non coerenti tra quanto definito sul contratto e quanto presente sulla struttura.  
La notifica viene inviata settimanalmente e si riferisce sempre a tutti gli errori presenti al momento dell’avviso.  In corrispondenza di “Notifiche da web” inserire gli operatori a cui verrà inviata la notifica. Nei mesi di dicembre, gennaio e febbraio, con l’avvicinarsi della scadenza normativa, la notifica sarà ricevuta ogni 3 giorni direttamente nel SISMENU e via EMAIL.      

Articoli correlati