Venerdì 7 aprile sul mio profilo LinkedIn ho parlato di Gestione dei processi autorizzativi e in particolare di processi autorizzativi gestiti da workflow (flussi di lavoro).
Per qualsiasi dubbio, chiarimento o per una semplice consulenza scrivimi: chiara@si-net.it
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I processi autorizzativi sono gestiti nei sistemi aziendali tramite workflow. Questo termine significa letteralmente flussi di lavoro ed indica un modello digitale di un processo, attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività.
L’utilizzo di work flow nei processi autorizzativi può portare i seguenti i vantaggi per la tua azienda.
Workflow autorizzativo
Ad oggi è la tipologia più diffusa. Partendo da un documento in stato provvisorio, questo workflow porta il documento stesso a diventare definitivo e quindi a poter essere inserito nel processo aziendale. Il workflow autorizzativo si articola in diversi passaggi:
Workflow autorizzazioni distinte di pagamento
Questo tipo di workflow è sempre inerente ai pagamenti, ma in questo caso è specifico per le distinte di pagamento, ovvero la distinta dei bonifici che viene presentata in banca.
In questo caso il workflow ha inizio quando viene preparata la distinta e le viene assegnato lo stato di richiesta di autorizzazione, a seguito della richiesta, viene inserita nel processo di autorizzazione e, come nei casi precedenti, segue il suo percorso che si concluderà con l’autorizzazione o non della distinta.
In conclusione, in eSOLVER abbiamo la possibilità di utilizzare i workflow di autorizzazione per autorizzare e rendere definitivi i documenti quali:
- Ottenere il tracciamento dell’iter autorizzativo del documento.
- Controllare lo stato di avanzamento dell’approvazione.
- Verificare il carico di lavoro degli operatori.
- Assegnare e prendere in carico i documenti.
- Eliminare il flusso di lavoro cartaceo.
- Autorizzare in modo massivo i documenti.
- Snellire i processi.
- Collaborazione tra i reparti.
- Richieste di acquisto.
- Ordini di acquisto e conto lavoro.
- Preventivi di vendita.
- Ordini di vendita.
- Sblocco pagamenti di Fatture fornitori- Avvisi di parcella.
- Sblocco distinte di pagamento.
Workflow autorizzativo
Ad oggi è la tipologia più diffusa. Partendo da un documento in stato provvisorio, questo workflow porta il documento stesso a diventare definitivo e quindi a poter essere inserito nel processo aziendale. Il workflow autorizzativo si articola in diversi passaggi:
- Preparazione del documento in stato provvisorio
- Assegnazione automatica del processo.
- Percorso di autorizzazione.
- Presa in carico e controllo.
- Eventuale Riassegnazione ad altro processo/approvatore.
- Esito controllo e impostazione dello stato.
- Documento non autorizzato e reinserimento nel processo
- Documento reso definitivo.
- Regole di assegnazione: consentono di assegnare il documento al processo autorizzativo (es. importo del documento, percentuale del margine, operatore di inserimento, etc.)
- Step: i passaggi che devono essere fatti dai diversi operatori.
- Operatori: che devono effettuare l’approvazione
- La modalità (AND o OR): uno degli operatori o tutti gli operatori.
Workflow autorizzazioni distinte di pagamento
Questo tipo di workflow è sempre inerente ai pagamenti, ma in questo caso è specifico per le distinte di pagamento, ovvero la distinta dei bonifici che viene presentata in banca.
In questo caso il workflow ha inizio quando viene preparata la distinta e le viene assegnato lo stato di richiesta di autorizzazione, a seguito della richiesta, viene inserita nel processo di autorizzazione e, come nei casi precedenti, segue il suo percorso che si concluderà con l’autorizzazione o non della distinta.
In conclusione, in eSOLVER abbiamo la possibilità di utilizzare i workflow di autorizzazione per autorizzare e rendere definitivi i documenti quali:
- Preventivi al cliente.
- Ordini a cliente.
- Ordine a fornitore.
- Richieste di acquisto.
