Un ordine importante, un anticipo versato alla firma e una consegna prevista tra qualche mese. Poi arriva il momento della fattura finale e qualcuno deve ricordarsi di scalare quanto il cliente ha già pagato.
Se l'informazione vive in un foglio Excel o nella memoria di chi segue la pratica, basta poco per sbagliare: un anticipo dimenticato, un importo conteggiato due volte, un credito che non torna.
Per le aziende che lavorano su commessa, con ordini di importo elevato o con tempi lunghi tra conferma e consegna, è una situazione tutt'altro che rara. Il Piano di fatturazione di ESOLVER, il gestionale ERP di Sistemi, nasce proprio per gestirla in modo ordinato e senza sorprese.
Come funziona il Piano di fatturazione
Il principio è semplice: gli anticipi si pianificano direttamente sull'ordine di vendita, una volta sola, e da lì ESOLVER si occupa del resto. Il percorso si sviluppa in tre momenti.
- Imposti il piano sull'ordine. Al momento dell'ordine definisci quando fatturare ogni anticipo, con data, percentuale e importo. Indichi anche le informazioni che serviranno per il documento, come il tipo di fattura, la condizione di pagamento e il conto dedicato agli anticipi.
- Generi le fatture di anticipo. Dall'elenco degli ordini hai sotto mano il piano previsto e, quando è il momento, avvii la creazione delle fatture di anticipo. Niente da ricopiare a mano: i dati sono già tutti lì.
- Chiudi con la fattura finale. A fine commessa la fattura finale evade l'ordine e storna in automatico gli anticipi già fatturati. Nessun calcolo da rifare, nessun importo da cercare tra i documenti precedenti.
Perché fa la differenza
Gestire bene gli anticipi non è solo una questione di ordine: significa sapere sempre quanto devi incassare, da chi e quando. Ecco i vantaggi concreti per l'azienda.
- Meno lavoro manuale, meno errori. L'amministrazione non deve più tenere traccia degli anticipi a parte né ricalcolare gli importi a fine commessa. Il rischio di errore si riduce e gli uffici lavorano con più serenità.
- Crediti sempre sotto controllo. Ordine, fatture di anticipo, incassi e fattura finale sono collegati tra loro. In ogni momento sai cosa è stato fatturato, cosa è stato incassato e cosa resta da incassare.
- In regola con l'IVA, in automatico. Quando un anticipo viene incassato, la fattura di anticipo è obbligatoria ai fini IVA. Con il Piano di fatturazione questo passaggio fa parte del flusso e non dipende dalla memoria di nessuno.
- Una previsione di cassa più affidabile. Gli anticipi entrano nella previsione degli incassi in base alle date di fatturazione pianificate. Così hai un'idea più precisa dei flussi in arrivo e un supporto concreto per il controllo di gestione e la pianificazione finanziaria.
Dall'ordine all'incasso, senza perdere il filo
Con il Piano di fatturazione di ESOLVER gli anticipi smettono di essere un'attività da ricordare e diventano parte di un flusso unico, che va dall'ordine fino all'ultimo incasso.
Lavori su commessa o gestisci ordini con anticipi e vuoi capire come impostarli al meglio in ESOLVER? Raccontaci come lavorate oggi: insieme troviamo la configurazione più adatta alla tua azienda.
Contattaci a sinet@si-net.it oppure allo 0331 47 47 47: mettiamo ordine tra ordini e anticipi