Collaborazione: quali processi di lavoro non possono mancare?
Digitalizzare uno studio professionale è un processo graduale. Esso è pensato per conferire alla struttura la massima efficienza possibile. Permettendole così di affrontare con grinta le sfide imposte da un mercato in perenne evoluzione. A tal fine, il concetto forse più importante da trasmettere è che la digitalizzazione dei singoli processi (pensiamo alla fatturazione elettronica, per esempio) non è altro che un tassello di un progetto più ampio. Per giungere a compimento dovrà cambiare il modo in cui si fa business e si gestiscono i rapporti con i clienti. Ma anche con i collaboratori, i processi di lavoro interni ed esterni.
Parlando in dettaglio di commercialisti, di processi di lavoro e di Studio Digitale, una corretta dotazione tecnologica funge da abilitatore del processo di cambiamento di cui sopra. Senza addentrarci nel change management vero e proprio, è comunque importante notare quanto la disponibilità di strumenti adeguati sia funzionale al cambiamento. Ma anche e soprattutto a quella evoluzione di mentalità che imprime una marcia in più ai processi di lavoro.
Lo strumento di collaboration è uno dei pilastri tecnici del cambiamento. È una piattaforma che permette svariate modalità di interazione all’interno del gruppo di lavoro. Esse vanno da una semplice comunicazione testuale (chat) alla gestione di progetti complessi che comprendono diversi documenti, file o attività. Questo senza dimenticare la condivisione di calendari, archiviazione di file e strumenti di videoconferenza integrati. Lo strumento di collaboration ha la peculiarità di permettere l’accesso da remoto. Non occorre la presenza in ufficio per essere produttivi e non c’è bisogno di un PC. Bastano uno smartphone o un tablet e una connessione di rete.
Le funzionalità che non possono mancare, dall’accesso remoto alla ricerca
Posta la necessità di uno strumento di collaboration all’interno del proprio piano di digitalizzazione, prendiamo in considerazione le funzionalità che non possono (e non devono) mancare all’interno della piattaforma. Calando il tutto nel contesto dello Studio Professionale.
- Accesso remoto, anche per i clienti. Come anticipato la possibilità di accedere alla piattaforma da qualsiasi parte del pianeta è un elemento cardine della collaborazione. È possibile interagire con il proprio team, gestire progetti e documenti da casa, durante gli spostamenti e le trasferte, con in più un forte livello di sicurezza integrato che si somma a quello dei dispositivi da cui si effettua l’accesso (smartphone / tablet / PC). Altra possibilità consiste nel creare aree o ambienti per l’interazione tra lo studio e i clienti, dove archiviare i documenti relativi e segnalare l’avanzamento di tutti i lavori. Fornendo così ai clienti un accesso remoto a documenti e procedure che li riguardano suggerisce una forte sensazione di organizzazione, modernità ed efficienza.
- Comunicazione diretta con il team, anche in video. La possibilità di comunicare direttamente con il proprio team di lavoro è un altro elemento essenziale di ogni piattaforma disponibile sul mercato. Qui andiamo da una semplice chat a modelli decisamente più evoluti. Ad esempio le conference call e funzionalità di videoconferenza. Requisito essenziale è anche qui una (buona) connessione di rete. Per il resto si può essere ovunque.
Come può essere veramente efficace un sistema di Collaboration?
- Project Management. Per essere veramente efficace, uno strumento di collaboration deve permettere funzionalità di gestione di progetti comuni. Si possono creare aree riservate per i membri dello stesso progetto. Assegnare task, sincronizzare le agende dei professionisti coinvolti, organizzare meeting di allineamento. Caricare i documenti all’interno della piattaforma (cloud) e lavorarci in condivisione. In questo modo si ha una visione generale dell’andamento del progetto e di tutto il progresso.
- Condivisione di file e documenti. Fa parte del punto precedente ma è un aspetto da considerare anche in maniera indipendente. Con uno strumento di collaboration è possibile condividere in modo rapido documenti e ogni genere di file con il proprio team. Ma soprattutto lavorarci insieme tenendo traccia di modifiche, correzioni e aggiornamenti.
- Ricerca avanzata e archiviazione. Quanto tempo viene perso ogni giorno per cercare documenti, file, mail, allegati? Un sistema di collaboration permette non solo l’archiviazione ordinata di dati e contenuti, ma anche di trovarli rapidamente evitando perdite di tempo (e di denaro, per lo studio). Inoltre, fornisce la possibilità di lavorare contemporaneamente sui documenti. Assicurando che il team sia sempre allineato sulle versioni più recenti, così da evitare la condivisione (al cliente) di file obsoleti.
